전시회 참가를 앞두고 부스를 몇 부스로 잡을지 고민한다면, 부스 면적보다 상담 처리 용량을 먼저 계산해야 합니다. 상담 좌석 4석에 상담 1건 20분, 하루 순수 상담 6시간, 3일 개최라면 상담 건수의 상한은 216건입니다. 부스 면적을 2배로 늘려도 좌석과 상담 인력이 그대로면 상한 216건은 움직이지 않습니다. 다루는 범위는 상담 처리 용량 계산식, 참가 총원가를 유효 상담 1건 단가로 환산하는 방법, 그리고 부스 확대·좌석 증설·사전 예약 세 지렛대의 효과 차이입니다.
- 상담 좌석 4석·상담 20분·하루 6시간·3일 개최면 상담 상한은 216건입니다.
- 좌석 가동률 70%와 유효 상담 판정 35%를 적용하면 유효 상담은 53건입니다.
- 총원가 1,614만원 기준 유효 상담 1건 단가는 304,528원입니다.
- 부스만 2배로 늘리면 단가가 425,283원으로 40% 오릅니다.
전시회 상담 처리 용량은 무엇인가요
전시회 상담 처리 용량은 상담 좌석 수에 하루 상담 가능 횟수와 개최 일수를 곱해 구하는, 한 번의 참가로 만들 수 있는 상담 건수의 상한입니다.
좌석 4석, 상담 20분, 하루 6시간, 3일 개최를 넣어 보겠습니다. 하루 좌석당 18건이므로 하루 72건, 3일 216건이 상한입니다. 부스 면적이 18㎡이든 36㎡이든 이 계산에는 들어가지 않습니다.
상한이 중요한 이유는 하나입니다. 원가는 부스 면적에 따라 오릅니다. 상담 건수는 좌석과 인력에 따라 오릅니다.
순수 상담 시간을 하루 6시간으로 잡는 이유
전시회 개관 시간이 10시부터 17시까지라면 명목 시간은 7시간입니다. 점심 교대와 자료 보충, 정리 시간을 빼면 실제 가동은 6시간 안쪽입니다.
명목 7시간으로 계산하면 상한이 252건으로 나옵니다. 36건 차이가 유효 상담으로는 12건, 단가로는 7만원 이상 벌어집니다.
부스 인력의 체력도 변수입니다. 20분 상담을 하루 18회씩 반복하면 마지막 2시간의 품질이 떨어집니다.
좌석 가동률과 유효 상담 판정률
좌석 가동률은 상담 상한 가운데 실제로 사람이 앉은 비율입니다. 관람객 흐름이 오전과 폐관 직전에 비는 구조라 100%가 되지 않습니다. 가동률 70%를 넣으면 216건이 151건으로 줄어듭니다.
유효 상담 판정률은 받은 명함 중 영업 기회로 넘길 비율입니다. 결정권·예산·도입 시기를 모두 확인한 건만 세면 판정률은 30%대입니다. 35%를 넣으면 151건이 53건이 됩니다.
216건에서 53건까지 줄어드는 구간을 견적서는 알려 주지 않습니다. 견적서에 적히는 것은 부스 임차료와 장치비뿐입니다.
참가 총원가에는 무엇을 넣어야 하나요
참가 총원가는 여섯 항목을 모두 더한 값입니다. 부스 임차료, 장치·시공비, 인건비, 출장비, 인쇄물·샘플, 사전 홍보비입니다. 부스 임차료만 놓고 판단하면 실제 원가의 20% 수준만 보게 됩니다.
2부스(18㎡) 3일 참가를 예로 잡겠습니다. 부스 임차료 300만원, 장치·시공비 420만원, 인건비 436만원입니다. 출장·숙박비 128만원, 인쇄물·샘플 180만원, 사전 홍보비 150만원입니다. 합계는 1,614만원입니다.
표기 금액은 가정값 계산 예시입니다. 인건비는 고용노동부 『사업체노동력조사』 2026년 4월 결과를 썼습니다. 상용근로자 월평균 임금총액을 월평균 근로시간으로 나눈 시간당 27,269원을 4명·5일·8시간으로 환산했습니다.
인건비를 빼면 판단이 뒤집힙니다
인건비와 출장비를 원가에서 빼면 총원가가 1,050만원으로 내려갑니다. 유효 상담 53건으로 나눈 단가는 198,113원입니다. 같은 참가가 30만원짜리에서 20만원짜리로 보입니다.
영업 담당자 4명이 5일을 쓰는 동안 기존 파이프라인 관리는 멈춥니다. 기회비용까지 넣으면 격차는 더 벌어집니다. 시간당 인건비 환산 방식은 문의 유형별 처리 원가로 다시 계산하는 허용 리드 단가 상한에서 다룬 계산과 같습니다.
부스를 키우면 상담이 늘어나나요
부스 면적만 2배로 늘리면 1건 단가는 40% 오릅니다. 304,528원이 425,283원이 됩니다.
좌석 4석과 인력 4명이 그대로면 유효 상담 53건은 변하지 않습니다. 늘어나는 것은 부스 임차료와 장치비 640만원뿐입니다.
부스 면적이 늘면 방문객 체류는 늘어납니다. 다만 체류가 상담으로 바뀌는 지점은 좌석입니다. 좌석이 차 있으면 방문객은 브로슈어만 받고 떠납니다.
| 안 | 부스 수 | 상담 좌석 | 유효 상담 | 총원가 | 1건 단가 |
|---|---|---|---|---|---|
| A. 기준안 | 2부스 | 4석 | 53건 | 1,614만원 | 304,528원 |
| B. 부스만 2배 | 4부스 | 4석 | 53건 | 2,254만원 | 425,283원 |
| C. 좌석·인력 증설 | 3부스 | 6석 | 79건 | 2,186만원 | 276,709원 |
| D. 사전 예약 30건 확보 | 2부스 | 4석 | 64건 | 1,614만원 | 252,188원 |
네 안 모두 3일 개최·상담 20분·판정률 35% 가정입니다. C안은 좌석 6석에 상담 인력 6명, D안은 사전 예약으로 좌석 가동률 70%에서 85%로 올린 경우입니다. 가정값 계산 예시이며 동일한 성과를 보장하지 않습니다.
사전 예약이 가장 싼 지렛대인 이유
D안은 총원가를 한 푼도 늘리지 않습니다. 사전 홍보비 150만원 안에서 초청 대상을 좁혔을 뿐입니다. 단가는 기준안보다 17% 내려갑니다.
사전 예약은 오전과 폐관 직전의 빈 좌석을 메웁니다. 가동률이 85%로 오르면 유효 상담은 64건이 됩니다.
사전등록자가 실제로 방문하는지는 국내 연구 대상이기도 합니다. 신지항·김상현(2026), 「머신러닝을 활용한 산업전시회 사전등록자의 방문 전환 행동 예측 연구」, 『무역전시연구』 21(1), 51-71은 산업전시회 사전등록자의 방문 전환 행동을 예측 모형으로 다뤘습니다. 사전등록이 곧 방문이 아니라는 전제가 연구의 출발점입니다.
참가 여부를 가르는 판단 기준 다섯 가지
판단 기준은 다섯 가지입니다. 다섯 항목을 통과하지 못하면 부스 규모를 줄이는 편이 낫습니다.
기준 1. 상담 처리 용량이 목표 상담 수를 넘는지
목표 유효 상담 수를 먼저 정하고 상담 처리 용량으로 나눠 봅니다. 목표가 80건인데 용량이 53건이면 설계가 틀린 것입니다. 좌석을 늘리거나 상담 시간을 줄여야 합니다.
기준 2. 유효 상담의 정의를 참가 전에 문서로 고정했는지
유효 상담 판정률 35%는 정의가 있을 때만 의미가 있습니다. 세 항목 중 몇 개를 확인해야 유효로 볼지 참가 전에 정합니다. 현장에서 정하면 담당자마다 기준이 달라집니다.
기준 3. 사전 예약을 개최 3주 전까지 확보할 경로가 있는지
사전 예약 30건은 기존 고객과 진행 중인 상담에서 나옵니다. 신규 초청만으로 3주 안에 30건을 채우기는 어렵습니다. 보유 연락처가 500건 미만이면 목표를 15건으로 낮춰 잡습니다.
기준 4. 부스 위치가 상담 좌석을 감당하는 동선인지
통로 폭이 좁은 구역의 코너 부스는 좌석 앞에 대기 공간이 없습니다. 대기 공간이 없으면 상담이 끝날 때마다 좌석이 빕니다. 가동률 가정을 70%에서 60%로 내려 다시 계산해야 합니다.
기준 5. 후속 접촉 인력이 종료 후 2주를 비울 수 있는지
유효 상담 53건은 종료 후 2주 안에 접촉하지 않으면 값이 급격히 떨어집니다. 상담 1건에 30분씩 배정하면 27시간이 필요합니다. 후속 접촉 순서는 전시회 부스 리드 300건이 영업기회 12건이 되는 후속 접촉 순서에 정리해 뒀습니다.
국내 전시산업 규모는 어느 정도인가요
한국전시산업진흥회 『2022년 전시산업통계조사』 기준 국내 전시회 개최 건수는 762건입니다. 2021년 672건에서 13.3% 늘었습니다. 2019년 650건보다도 3.4% 많습니다. 참관객은 659만명, 외국인 참관객은 92,112명으로 집계됐습니다.
같은 조사의 전시사업체는 2,456개, 종사자는 10,753명입니다. 전시산업 매출액은 2조 3,279억원입니다. 평균 총전시면적은 수도권 10,029㎡, 비수도권 7,626㎡입니다.
개최 건수가 762건이라는 사실은 선택의 문제를 만듭니다. 연 2회 참가한다면 380개 중 하나를 고르는 셈입니다. 상담 처리 용량을 채울 수 있는 전시회를 골라야 합니다.
전시회를 고를 때 확인하는 두 숫자
첫째는 전년 참관객 중 목표 업종 비중입니다. 주최자 결과보고서에 산업별 참관객 구성이 있으면 판정률 가정에 반영합니다.
둘째는 부스당 평균 상담 건수입니다. 공표하지 않는 경우가 많으므로 직전 참가 기업에 직접 묻습니다. 임소선·윤기관(2016), 「참관객 니즈 충족형 무역전시회 기획에 관한 연구」, 『무역전시연구』 11(3), 75-94는 참관객이 전시회에서 가장 중요하게 보는 요소로 기업과의 상호작용과 정보 획득을 꼽았습니다.
D-56 준비 캘린더
준비 일정은 사전 예약 확보 시점을 기준으로 역산합니다. 부스 계약보다 초청 명단이 먼저 정해져야 좌석 수를 정할 수 있습니다.
일정은 3일 개최·2부스 기준 예시입니다. 전시회 규모와 주최자 일정에 따라 달라집니다.
업종별로 다른 함정은 무엇인가요
산업재·부품: 상담 1건 20분이 짧습니다
도면과 규격을 확인해야 하는 품목은 상담 1건이 35분을 넘깁니다. 상담 20분으로 계산한 용량은 절반 가까이 과대 추정됩니다. 하루 좌석당 10건으로 다시 잡습니다.
소비재·식품: 시음·시연이 좌석을 대체합니다
시음대는 좌석이 아니라 처리량으로 계산합니다. 축제와 박람회 부스의 피크 처리량 계산은 축제·박람회 F&B 부스, 피크 처리량으로 판단하는 입점 기준에서 다룹니다.
해외 전시: 국내 가정값을 그대로 옮기지 않습니다
해외 전시는 체류 시간과 통역 변수가 달라 상담 1건 소요 시간이 길어집니다. 통역 1명이 좌석 2석을 담당하면 좌석 수가 아니라 통역 수가 상한을 정합니다. 출장비 비중이 커지므로 원가 구성도 국내와 다르게 잡습니다.
참가 다음 해를 위해 기록할 두 가지
기록할 첫째 값은 시간대별 좌석 점유 기록입니다. 30분 단위로 표시만 해도 다음 해 가동률 가정이 실측값이 됩니다.
둘째는 유효 상담 판정 결과입니다. 명함 151건 중 53건이 유효로 판정됐다면 판정률 35%가 검증된 것입니다. 예산 마감과 맞물린 집행 일정은 연말 광고 예산 마감일 역산과 미집행 예산이 소멸하는 네 지점과 공공 광고 예산이 상반기에 몰리는 이유와 분기 배분 계산법에서 확인할 수 있습니다.
고정비를 건수로 나눈 단가가 언제 역전되는지 보려면 커뮤니티 운영 원가를 문의 1건 단가로 환산하고 손익분기 개월 잡는 법의 계산 구조가 참고가 됩니다. 오프라인 캠페인 설계를 외부와 같이 검토하려면 오프라인 캠페인 페이지의 진행 범위를 먼저 확인하는 편이 빠릅니다.
본문의 부스 임차료, 장치·시공비, 출장비, 인쇄물 비용, 좌석 가동률 70%, 유효 상담 판정률 35%, 사전 예약 30건은 계산 구조를 보여 주기 위한 가정값입니다. 실제 값은 전시회와 업종에 따라 달라지며 동일한 성과를 보장하지 않습니다.
인건비 환산에 쓴 시간당 27,269원은 고용노동부 『사업체노동력조사』 2026년 4월 결과의 상용근로자 기준 값입니다. 전체 근로자 기준과 다르며, 발표 월이 바뀌면 값도 바뀝니다.
- 상담 처리 용량을 한 줄로 계산합니다. 좌석 수 × (순수 상담 시간 ÷ 상담 1건 소요 시간) × 개최 일수로 상한을 구하고, 목표 유효 상담 수와 비교합니다.
- 유효 상담의 정의를 세 항목으로 적습니다. 결정권·예산 범위·도입 시기 중 몇 개를 확인해야 유효로 볼지 정하고, 부스 인력 전원에게 같은 문서를 배포합니다.
- 사전 예약 목표를 상담 처리 용량의 15%로 잡습니다. 상한이 216건이면 32건입니다. 기존 고객과 진행 중인 상담 목록에서 초청 대상을 먼저 뽑습니다.
- 참가 총원가에 인건비를 넣어 다시 계산합니다. 참가 인원 수 × 준비·현장 일수 × 8시간 × 시간당 인건비를 더하고, 단가가 몇 퍼센트 오르는지 확인합니다.
- 30분 단위 좌석 점유 기록표를 만듭니다. 개최 일수 × 12칸 표를 인쇄해 부스에 두고, 종료 후 실측 가동률로 다음 해 가정값을 교체합니다.
상담 좌석 수에 하루 상담 가능 횟수와 개최 일수를 곱합니다. 하루 상담 가능 횟수는 순수 상담 시간을 상담 1건 소요 시간으로 나눈 값입니다. 좌석 4석·6시간·20분·3일이면 216건입니다.
좌석과 상담 인력이 그대로면 늘지 않습니다. 부스만 2배로 늘리면 유효 상담은 53건으로 같습니다. 총원가는 1,614만원에서 2,254만원으로 오릅니다. 1건 단가는 40% 상승합니다.
첫 참가라면 70%로 잡고 실측으로 교체합니다. 통로 폭이 좁거나 대기 공간이 없는 부스는 60%로 내려 계산합니다. 사전 예약을 확보하면 85%까지 올라갑니다.
결정권·예산 범위·도입 시기 세 항목의 확인 여부로 정합니다. 세 항목을 모두 확인한 건만 세면 판정률이 30%대로 내려갑니다. 기준은 참가 전에 문서로 고정합니다.
넣어야 합니다. 인건비와 출장비를 빼면 총원가가 1,050만원으로 보입니다. 단가는 198,113원으로 나옵니다. 실제 단가 304,528원과 10만원 이상 차이가 납니다.
상담 처리 용량의 15% 수준이 출발점입니다. 상한 216건이면 32건입니다. 보유 연락처가 500건 미만이면 15건으로 낮춰 잡고 기존 고객부터 초청합니다.
전년 참관객 중 목표 업종 비중과 부스당 평균 상담 건수를 봅니다. 주최자가 공표하지 않으면 직전 참가 기업에 직접 확인합니다. 개최 건수 자체는 선택 기준이 되지 않습니다.
종료 후 2주가 기준입니다. 유효 상담 53건에 1건당 30분을 배정하면 27시간이 필요합니다. 후속 접촉 인력을 비울 수 없다면 참가 규모를 줄이는 편이 낫습니다.
- 한국전시산업진흥회, 『2022년 전시산업통계조사 결과』 — 개최 건수 762건, 참관객 659만명, 외국인 참관객 92,112명, 전시사업체 2,456개, 종사자 10,753명, 매출액 2조 3,279억원, 평균 총전시면적 수도권 10,029㎡·비수도권 7,626㎡. 이지경제 2023-12-21 보도로 확인.
- 신지항·김상현(2026), 「머신러닝을 활용한 산업전시회 사전등록자의 방문 전환 행동 예측 연구」, 『무역전시연구』 21(1), 51-71, 한국무역전시학회.
- 임소선·윤기관(2016), 「참관객 니즈 충족형 무역전시회 기획에 관한 연구」, 『무역전시연구』 11(3), 75-94, 한국무역전시학회.
- 고용노동부, 『사업체노동력조사』 2026년 4월 결과 — 상용근로자 1인당 월평균 임금총액을 월평균 근로시간으로 나눈 시간당 27,269원.
- 부스 임차료·장치비·출장비·인쇄물 비용, 좌석 가동률 70%, 유효 상담 판정률 35%, 사전 예약 30건은 가정값을 넣은 계산 예시입니다.
전시회 참가는 부스 면적을 사는 일이 아니라 상담 시간을 사는 일입니다. 좌석 수와 상담 시간, 사전 예약을 먼저 정합니다. 부스 규모는 뒤따라 정해집니다.
가정값이 업종과 맞는지 함께 보려면 하단의 광고 문의하기 버튼을 눌러 주시면 됩니다. 상담 처리 용량과 후속 접촉 인력을 기준으로 참가 규모를 검토해 드립니다.
