안녕하세요, 팀 도다의 인턴 마케터, 최선 입니다. 

업무에 있어서 제일 중요한 것이 무엇일까요? 업무 능력, 체력, 열정, 끈기 등 다양한 요소가 있겠지만, ‘효율적인 소통’은 업무에 있어 가장 중요한 기술이라고 할 수 있어요. 자신의 업무를 잘 수행하는 것만큼이나, 그 업무를 다른 팀원들과 공유하는 것도 중요하니까요. 어떻게 하면 의도한 바를 효율적이고 정확하게 전달할 수 있을까요? 오늘은 일잘러가 되기 위한 커뮤니케이션 팁에 대해 소개해 볼게요. 

1. 업무 진행 상황 자주 공유하기

진행하고 있는 업무의 진행 상황을 수시로 공유해 주세요. 업무가 올바른 방향으로 진행되고 있는지를 확인할 수 있답니다. 함께 기획한 프로젝트라도, 실무에서 다른 방향으로 구현될 수도 있어요. 진행 상황을 자주 공유하여, 팀원이 생각하는 업무의 방향과 내가 생각하는 업무의 방향이 일치하는지를 확인해 주세요. 소통 오류로 발생하는 비용을 줄일 수 있답니다. 진행 상황을 자주 공유하여 피드백을 빠르게 수용한다면, 앞으로 수행할 업무에 해당 피드백을 미리 반영하여 더욱 효율적으로 일할 수 있어요.

2. 프레임워크 사용하기

팀 회의를 진행하거나 팀원에게 업무를 부탁해야 하나요? 커뮤니케이션에 사용할 구체적인 프레임워크를 구성해 보세요. 놓치는 부분 없이, 더욱 효율적으로 의사를 전달할 수 있답니다. 도다에서 팀 회의를 진행할 때 사용하는 프레임워크를 아래에 공유해 볼게요.

회의 공지에 대한 프레임워크를 설정해두면, 팀원들은 정해진 양식에 맞추어 글을 작성하면 된답니다. 이런 식으로 우리 팀에게 필요한 프레임워크를 구성해볼 수 있어요. 프레임워크의 사용은 팀원들이 최대한 구체적으로 업무를 공유하도록 도와요. 모두가 일정한 프레임워크에 맞추어 의사를 전달하면, 의견을 여러 번 반복하여 되묻는 상황이 줄어들어 효율적으로 일할 수 있답니다.

3. 두괄식

업무를 공유할 때는 결론을 먼저 이야기해 주세요. 결론을 앞쪽에 배치하면, 빠르게 업무의 요점을 파악할 수 있어 효율적으로 소통할 수 있답니다. 요점을 파악하지 못한 채 듣는 부가적인 사항은 효용을 갖지 못할 뿐만 아니라, 논점과 집중력을 흐리게 만들어요. 그래서 미괄식으로 업무를 공유할 경우, 결론을 확인하고 다시 세부 사항으로 돌아와야 하죠. 그렇기에 결론은 제일 앞쪽에, 요점을 도출하는 과정과 부가적인 설명은 뒤쪽에 배치해 주세요.

4. 단어보다는 문장 사용하기

업무를 공유할 때는 단어보다 문장으로, 구보다는 절로 정리해 주세요. 완결된 문장을 사용하는 습관은 대화할 때뿐만 아니라, 문서를 작성할 때도 중요해요. 문장이 종결되지 않으면 전달하고자 하는 의미를 제대로 파악할 수 없는 경우가 많거든요.  

예를 들어, 업무 상황을 공유할 때 ‘커뮤니케이션 팁 관련 콘텐츠 기획’이라고 적어 두면, 콘텐츠 기획이 진행 중인지, 진행 예정인지, 진행이 완료되었는지 정확히 파악하기 어려워요. 만약 ‘커뮤니케이션 팁 관련 콘텐츠의 기획이 완료되었습니다.’라고 전달할 경우, 의미가 더 확실하게 전달된답니다. 단어보다는 문장을 사용하는 습관을 들여 주세요.

커뮤니케이션의 핵심은 ‘듣는 사람의 입장에서 생각하는 것’이에요. 앞서 이야기한 4가지 커뮤니케이션 팁은 모두 듣는 사람을 고려한 소통 방식이랍니다. 그렇기에, 좋은 커뮤니케이션 방법은 이 네 가지에 국한되지 않아요. 이 팁들은 제가 일하면서 중요하다고 느낀 지점들을 중심으로 선정했을 뿐이죠. 팀원의 메시지에 빠르게 회신하는 것도, 논의가 휘발되지 않도록 서면으로 이야기하는 것도, 쿠션어를 사용하여 친절한 태도로 이야기하는 것도, 모두 좋은 소통 방법이 될 수 있답니다. 

‘어떻게 업무를 공유하면 팀원들이 더 쉽게 이해할 수 있을까?’를 항상 생각하다 보면, 어느새 누구보다 커뮤니케이션을 잘하는 일잘러가 되어있을 거예요!